Wie niet versnelt, wordt ingehaald

In de topsport is snelheid vaak beslissend: van atletiek tot Formule 1. Voor (maak)bedrijven die maatwerk leveren om steeds beter te kunnen voldoen aan de klantspecifieke vraag is het niet anders. Om concurrerend te zijn moeten zij hun doorlooptijden verkorten. Quick Respons Manufacturing is een bedrijfsstrategie om sneller en efficiënter te werken en bovendien klanten, tegen lagere bedrijfskosten, de kwaliteit en service te bieden waarvoor ze met alle plezier betalen.

Er zijn veel manieren om als bedrijf geld te verliezen. Zelfs als de verkoop goed gaat en het hartstikke druk is. Juist dan is het risico dat er niet efficiënt gewerkt wordt  – dingen gaan mis, gebeuren onnodig dubbel – of dat achteraf blijkt dat sommige producten eigenlijk helemaal niet of nauwelijks bijdragen aan de winst. 

Quick Respons Manufacturing

Als bedrijven met dat soort problemen om advies vragen, zet ik het liefst Quick Respons Manufacturing in. QRM is een logische volgende stap in de evolutie van organisatieverbetering. Daar waar de markt juist veel varianten en veel variabelen kent, moest er iets komen wat hier mee om kon gaan. Er ontstond behoefte aan een flexibelere organisatie die sneller kon reageren. 

QRM, met hierin de termen ‘Quick’ en ‘Response’, is het antwoord hierop. Het basisconcept is dat processen sneller moeten worden afgewikkeld. Niet door de tijd dat we met het werk bezig zijn te verkorten maar door de tijden ertussen te verkorten. QRM verhoogt dus de flexibiliteit en de reactiesnelheid door het verkorten van de doorlooptijden. 

Dit is een krachtige strategie voor maakbedrijven gebaseerd op tijd als de belangrijkste KPI. Als de doorlooptijd optimaal is, gaat de kwaliteit omhoog en gaan de kosten omlaag. Met win-win-win: voor het bedrijf, voor de klanten en voor de medewerkers. 

Harde schijf defragmenteren

Je krijgt er meer grip mee, op het hele proces. Als je in staat bent in minder tijd te produceren, krijg je een beter zicht op de planning. Je hoeft minder ad hoc-achtig te werken. Dus weten werknemers wat ze moeten doen: ze kunnen al hun vakmanschap inzetten, zich concentreren op hun taken en werken in een flow.

Binnen organisaties loopt de informatie over allerlei ‘schijven’.  Na verloop van tijd moet de ordening van gegevens worden geoptimaliseerd. De organisatie is gefragmenteerd geraakt. Het is net als een computer: die wordt langzamer en loopt soms zelfs vast. Door die te defragmenteren wordt de capaciteit weer goed benut. De (deel)processen sluiten weer goed aan. Je doet als het ware minder beroep op het werkgeheugen van de organisatie. 

De natuurwetten gelden ook voor een organisatie

Veel ondernemers hebben het nog niet door: dat ze meer oog moeten hebben voor (doorloop)tijd. Hoe dat komt? De meesten hebben het te druk, ze lopen achter de feiten aan. De waan van de dag verhindert dat ze afstand nemen en inzicht krijgen in waar de werkelijke procesverbeteringen mogelijk zijn. Een andere hindernis is dat ze te veel gefocust zijn op de kosten.

Maar in elke natuurkundige wet zijn bepaalde elementen en factoren met elkaar verbonden door en in de tijd. Niet door geld! Natuurkundige wetten zijn dan ook ‘tijdstructuren’. Waarom zou dat zo zijn? Als je wilt berekenen hoe snel iets valt, hoe je de raceauto van Max Verstappen sneller dan 350 kilometer per uur kun laten rijden, of als je een organisatie sneller wilt maken, dan speelt tijd een belangrijke rol. In de daarvoor geldende wetmatigheden staat niets over kosten!

Gericht versnellen

Als het resultaat van de inspanningen om een organisatie te versnellen nul is, dan is de versnelling nul. Je zou ook kunnen zeggen: De snelheid van een organisatie verandert alleen door te versnellen. En daar is een gerichte aanpak voor nodig.

Bijvoorbeeld: hoe minder massa, hoe groter de versnelling. Te vaak zijn organisaties te traag, te zwaar, te log en te groot. Minder massa helpt dan enorm. Hoe minder massa in je organisatie, hoe makkelijker je kunt versnellen. Weglaten van hiërarchie, minder vergaderen, minder schijven… om in kortere tijd van a naar b te kunnen gaan.

Om het versnellen van je bedrijf wetmatig voor elkaar te krijgen, moet je op een andere manier denken. En om op een andere manier te gaan denken is helaas veelal een urgente aanleiding nodig; vastlopen, uitputting, ziekte, verlies… Wees er op tijd bij! Voorkom zo’n ernstige crisis.

Lees ook: Weet jij hoe je van jouw onderneming een succesvolle organisatie maakt?

Bekijk hier mijn LinkedIn bedrijfspagina: Van der Wilt | Organisatiecoaching